Accueil, les équipes évènementielles doivent s’adapter aux annulations dues à la COVID

La pandémie ayant interrompu la plupart des voyages et des rassemblements en personne, une source de revenu comptée pour certaines organisations de l’Alliance a pratiquement disparu en 2020.

Centre de conférence international Karimu, Allemagne

Le Centre de conférence international Karimu de Wycliffe Allemagne a ouvert ses portes à Burbach-Holzhausen en 2016, et en 2019, il avait accueilli plus d’invités que prévu. Puis vint mars 2020, date à laquelle la plupart des voyages internationaux furent suspendus. Les réservations de Karimu pour les chambres d’hôtel, les salles de réunion et le service de restauration ont été interrompues.

« Nous nous attendions à des annulations, mais pas à ce que les chambres soient vides », a déclaré Rachel Poysti, directrice du centre de conférence. « C’était un sentiment vraiment bizarre, car nous n’étions pas censés officiellement fermer. Mais vous ne pouviez pas gérer une maison d’hôtes à cause de nos restrictions. En gros, nous n’étions pas autorisés à accueillir des touristes, pas de conférences, pas de rassemblements ou de retraites à l’église, juste des visiteurs seuls pour des funérailles ou des travailleurs pour des entreprises de la région. Il n’était donc pas logique de garder le centre de conférence ouvert ».

Karimu a fermé pendant près de trois mois, les premiers visiteurs revenant à la fin du mois de juin.

« Et c’était seulement 10 personnes », a déclaré Rachel. « Il y a encore très peu d’affaires. Pour l’instant, il n’y a que des Allemands. Les restrictions interdisent à la plupart des invités internationaux de venir. Nous ne pouvons prendre que des invités européens venant de zones sans risque, mais la plupart de nos conférences ici à Karimu ne sont pas réservées aux seuls Européens. Presque personne ne veut voyager ou réserver des vols lorsque les restrictions sont aussi incertaines. Personne ne sait quand les frontières seront rouvertes, donc toutes les réservations sont annulées pour l’instant.

« La planification est vraiment difficile », a-t-elle ajouté, « parce que vous recevez la demande de réservation de groupe, puis personne ne s’inscrit et on l’annule à nouveau. Nous essayons de ne pas commander trop à l’avance maintenant, parce que les groupes annulent. Nous ne voulons pas gaspiller de nourriture ».

Faire des ajustements

Des visites sans contact et autoguidées sont proposées au Wycliffe Discovery Center, à Orlando, en Floride.

Wycliffe Bible Translators USA à Orlando, en Floride, Kristie Frieze est vice-présidente des événements et des expériences des invités. Son équipe gère la salle de réunion du centre tentaculaire, ainsi que le service de restauration, le musée du Centre de découverte Wycliffe une boutique de cadeaux et un complexe voisin de 40 appartements. Tout a été fermé en mars et rouvert en juillet, avec des mesures de sécurité et des restrictions supplémentaires.

Avant la COVID-19, les appartements étaient généralement loués pour une ou deux semaines à la fois. Aujourd’hui, une dizaine d’unités ont été converties pour les clients qui restent plus de cinq mois, explique Kristie. Ceci est particulièrement utile aux membres de Wycliffe USA qui n’ont pas encore pu retourner à leur affectation sur le terrain.

« Je pense que nous allons probablement faire cela jusqu’à l’année prochaine environ », a-t-elle déclaré.

La circulation des piétons ayant été réduite pendant la majeure partie de l’année, l’équipe de Kristie a eu l’occasion de faire des expériences en ligne : Visites vidéo du Centre de découverte sur Facebook. Un kit d’école biblique de vacances virtuelles pour les familles, à utiliser à la maison, au lieu des 200 enfants qui utilisent habituellement le centre Wycliffe.

« C’était vraiment une bien pour nous d’apprendre à penser à de nouvelles façons de faire les choses numériquement », a déclaré Kristie. « Notre équipe envisage de faire des programmes sur Zoom avec les salles de classe, car les écoles, même si elles se réunissent à nouveau, ne viendront probablement pas en excursion ».

Des groupes extérieurs de la région immédiate ont également loué l’auditorium ou les salles de réunion de Wycliffe USA. En général, beaucoup de ces réunions se sont tenues dans des restaurants locaux. Pendant la fermeture, Wycliffe est devenu une bonne alternative.

« Ce qui est bien pour nous en ce moment, c’est que nos installations sont suffisamment grandes pour que beaucoup de nos salles puissent encore être utilisées avec une mise à distance sociale en place », a déclaré Kristie.

En Allemagne, les prochaines mesures prises dans le pays détermineront ce que Karimu peut faire.

« Nous pensons dans toutes les directions », a déclaré Rachel. « C’est vraiment difficile à planifier, car personne ne sait quand les groupes voudront vraiment réserver à nouveau. Les églises par exemple. Vous ne voulez pas faire une retraite en portant des masques et en restant à l’écart. Il s’agit donc aussi de savoir quand les gens voudront se retrouver. Et c’est très difficile à planifier. Nous prévoyons donc pour l’instant les meilleurs et les pires scénarios. Mais ce n’est rien de définitif ».

Hall d’entrée du Wycliffe Bible Translators USA, Orlando, Floride

À Orlando, Kristie adopte une approche similaire.

« Cela a été une très bonne leçon pour nous dans les plans A, B et C », a-t-elle déclaré. « Parfois, cela semble beaucoup de travail. Nous avions un plan A pour faire quelques événements d’été, puis nous l’avons transformé en plan B, puis nous l’avons annulé. Ce sont des choses difficiles, mais ce sont aussi de bonnes leçons pour nous. Parce que, comme nous le faisons, notre plan B pourrait servir à autre chose.

« Il nous rend tous plus flexibles et plus créatifs. Nous trouvons de nouvelles façons de faire les choses. Comment pouvons-nous dépenser le moins possible pour faire cette chose ? Parce que je vais peut-être devoir l’annuler. Alors je ne veux pas faire trop parce que je ne sais pas ce qui va se passer ».

D’un point de vue organisationnel plus large, les pertes de cette année ont été partiellement compensées par une réduction considérable des voyages. Cela n’atténue pas le poids des licenciements de personnel ou des annulations de programmes, mais cela réduit l’impact budgétaire global.

« Nous dépensons donc moins en tant qu’organisation dans son ensemble, et avec mes réductions, j’ai rendu la situation un peu plus gérable pour nous », a déclaré Kristie. « Nous verrons comment cela tiendra à long terme. »

Une maison d’hôtes, mais peu d’hôtes

Maison d’hôtes Wycliffe Togo

Plusieurs organisations de l’Alliance complètent leurs revenus par des recettes provenant de chambres d’hôtes. Au cours d’une année type, la maison d’hôtes de Wycliffe Togo accueille 500 à 600 personnes. Pendant la pandémie, les seuls hébergements qu’ils ont fournis étaient destinés aux invités étrangers temporairement retenus par la fermeture des frontières, a déclaré la coordinatrice de la communication, Jennifer Agboli. La maison d’hôtes n’est pas officiellement fermée, mais il ne reste qu’une petite équipe pour assurer un service minimum. Les autres membres du personnel ont été licenciés pour au moins cinq mois, et les coûts de fonctionnement ont été réduits au minimum – y compris la coupure de la climatisation. Pour soutenir les collègues qui sont licenciés, un ami du directeur de Wycliffe Togo, Abou Sama, a envoyé de l’argent pour la nourriture et d’autres aides.

« Bien avant la crise », a déclaré Jennifer, « nous avons compris que nous devions prier pour que la main de Dieu couvre en particulier notre organisation et sa mission en général. C’est pourquoi, deux fois par mois pendant trois jours, nous organisons un programme de jeûne et de prière au sein de l’organisation. Nous avons également appris la nécessité de planifier et de prier avant chaque crise car nous dépendons de Dieu ».

En plein milieu de la pandémie, Wycliffe Togo a encore réussi à se concentrer sur l’extérieur – en produisant des informations de santé publique dans 16 des langues maternelles du pays.

« Nous voyons aussi Dieu nous faire dépasser notre mode de fonctionnement traditionnel lorsqu’il s’agit de gagner de l’argent ou de créer des stratégies de revenus pour soutenir l’œuvre de Dieu », a déclaré Jennifer. « Nous croyons que pendant cette période, Dieu nous conduit à créer de nouvelles façons de compléter les revenus de Wycliffe Togo afin d’alléger notre tension financière ».

Leçons spirituelles

L’année a été riche en leçons spirituelles pour les personnes dont le travail ministériel implique la planification d’événements et l’hospitalité.

« Je pense que pour nous tous, il a été intéressant de voir Dieu se montrer, se révéler à nous et nous soutenir car c’est une saison très épuisante », a déclaré Kristie. « Allons-nous ouvrir ? N’allons-nous pas ouvrir ? Que pouvons-nous faire ? Qu’est-ce que le comté va dire ensuite ? Je pense que le fait de lui faire confiance et de le laisser nous soutenir a probablement été ma plus grande leçon.

Rachel Poysti, directrice du Centre de conférence international de Karimu (à gauche) et Gunter Mandler, gestionnaire de comptes

« Et je suis un organisatrice d’événements, donc ma vie consiste à penser à l’avenir pendant un an. Cela a été vraiment intéressant, d’être simplement présente en ce moment. Penser à l’avenir un peu, mais le tenir beaucoup plus librement ».

En Allemagne, Rachel a proposé des réflexions similaires.

La plupart de mes employés sont des non-croyants », a-t-elle déclaré. « Donc pour moi, c’est en fait une chance de montrer comment nous traversons une crise comme celle-ci. Mais c’est aussi la première fois pour moi. Ce que j’ai remarqué, c’est que notre équipe s’est beaucoup rapprochée. Ils nous aident tous et veulent faire en sorte que ça marche d’une manière ou d’une autre. J’ai vraiment l’impression que Dieu a le contrôle, quoi qu’il arrive. Je ne sais pas où il va, mais je sais que nous allons nous en sortir. Il est aux commandes, et mon équipe peut aussi le voir ».

Sa demande de prière ? Que les voyages et les réunions reprennent au milieu d’efforts vigilants pour garder les personnes et les installations exemptes de virus.

« Si vous avez 10 ou 15 réunions Zoom par semaine, cela devient épuisant », dit Rachel. « Je pense que les gens apprécieront de parler entre eux et cela peut être une très bonne occasion pour nous d’avoir à nouveau des réservations. J’espère que cela se reproduira très bientôt ».

 

Histoire: Jim Killam

Les organisations de l’Alliance peuvent télécharger les images de cette histoire.

 

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